Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal – Szervezési Irodája

Szervezési Iroda által ellátott főbb feladatok:

• Elvégzi a képviselő-testületi ülések technikai előkészítését, az előterjesztések, testületi anyagok, meghívók postázását az SZMSZ-ben foglaltak szerint.
• A képviselő-testület munkaterve alapján a napirendi pontok előadóitól bekéri az írásos előterjesztéseket, gondoskodik azok sokszorosításáról.
• Gondoskodik a testületi üléseken elhangzottak hangfelvételre történő rögzítéséről, annak alapján írásbeli jegyzőkönyv készítéséről három példányban. Külön jegyzőkönyvet készít a testület nyílt és zárt üléséről. A jegyzőkönyv egy példányát az ülést követő 15 napon belül megküldi a Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal Békés Megyei Kirendeltsége részére. A jegyzőkönyv másod példányát megküldi a Városi Könyvtár részére. A jegyzőkönyv harmadik példányának megőrzéséről gondoskodik.
• A testületi határozatokról kivonatot készít és sokszorosít, amelyet a kijelölt felelősök részére kioszt, illetve megküld.
• A képviselő-testületi határozatokról időrendi, illetve betűsoros nyilvántartást vezet.
• Gondoskodik az önkormányzati rendeletek hatósági hirdetőtáblán történő kihirdetéséről, a rendeletek kiosztásáról és megküldéséről.
• A hatályos rendeletekről naprakész nyilvántartást vezet.
• A lejárt határidejű képviselő-testületi határozatokat havonként kigyűjti és a határozatok végrehajtásáért felelős személyek beszámolója alapján a képviselő-testületi ülésre havonta egyszer írásos tájékoztatást készít (lejárt határidejű határozatokról szóló jelentés).
• A képviselő-testület éves munkatervének elkészítéséhez összegyűjti a bizottságok, az önkormányzati intézmények, társadalmi szervezetek és a hivatal tisztségviselőinek, dolgozóinak a javaslatait.
• Megküldi a képviselő-testület jóváhagyott munkatervét az érintettek részére.
• Gondoskodik a Várospolitikai Fórum előkészítéséről és a Várospolitikai Fórumon elhangzottakat jegyzőkönyvben rögzíti.
• Elvégzi a Pénzügyi- Ellenőrző- Önkormányzati Vagyonkezelő Bizottság, Jogi – Igazgatási Ügyrendi Bizottság, valamint az Oktatási- Közművelődési és Sport Bizottság működésével kapcsolatos adminisztrációs feladatokat.
• A bizottsági üléseken elhangzottakról jegyzőkönyvet készít két példányban. Külön jegyzőkönyvet készít a bizottság nyílt és zárt üléséről. A jegyzőkönyv egy példányát az ülést követő 15 napon belül megküldi a Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal Békés Megyei Kirendeltsége részére. A jegyzőkönyv második példányának megőrzéséről gondoskodik.
• Ellátja a Polgármester és a Jegyző tevékenységével kapcsolatos titkársági teendőket.
• Elvégzi a telefonközpont és a kaputelefon üzemeltetésével kapcsolatos tevékenységet.
• Intézi az önkormányzati rendszerbe tartozó ingatlanokban lévő telefonállomások átvezetésével kapcsolatos ügyeket